Cách lưu trữ và bảo mật tài liệu văn phòng an toàn 

Chào mừng bạn đến với Nội thất Hoà Phát

Cách lưu trữ và bảo mật tài liệu văn phòng an toàn 

10:12 19-05-2020

Là một doanh nghiệp bất kể dù lớn hay nhỏ, đều có những tài liệu quan trọng mà tất cả các chủ doang nghiệp cần phải bảo mật. Tài liệu nội bộ, hồ sơ tài chính hoặc bất kỳ tài liệu nào có thông tin nhận dạng cá nhân đều cần được bảo mật.

Tùy thuộc vào ngành của bạn, việc đảm bảo các tài liệu quan trọng có thể được quy định và bắt buộc theo luật.

Dưới đây là những cách cơ bản nhưng thiết thực nhất giúp bảo mật tốt tài liệu quan trọng của bạn:

1. Mật khẩu bảo vệ các tập tin quan trọng

Đối với các tập tin được lưu trữ trên máy tính cá nhân hoặc máy tập thể, khả năng làm lộ thông tin nhạy cảm nếu bị mất hoặc đánh cắp thông tin rất cao. Việc cài đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu của bạn như một mức độ bảo mật bổ sung tăng tính an toàn.

Sử dụng tính năng bảo vệ mật khẩu trong Microsoft Word và Excel để hạn chế người dùng trái phép mở hoặc thực hiện thay đổi. Trong Adobe Acrobat, bạn có thể bảo vệ các tệp PDF để ngăn mở, in, chỉnh sửa và sao chép tệp. Bảo vệ tài liệu PDF khỏi các chỉnh sửa khi gửi hợp đồng.
 
Cách lưu trữ và bảo mật tài liệu văn phòng an toàn 

2. Tạo bản sao kỹ thuật số

Trên thực tế các doanh nghiệp thường lưu trữ và bảo mật tài liệu giấy hoặc bản sao DVD trong tủ hồ sơ khóa, nhưng chúng tôi nghĩ bạn cần nhiều hơn thế. Một chiếc két sắt an toàn cho không gian sống và làm việc là điều cần thiết. Tuy nhiên, để phòng tránh những rủi kho không may xảy ra có thể xảy ra một bản sao lưu cho tất cả các tài liệu là điều cần thiết cần làm.

Sao lưu tài liệu và lưu trữ dưới hình thức đám mây. Bạn không phải lo lắng về các tệp trong trường hợp xảy ra thảm họa tự nhiên, hỏa hoạn, trộm cắp hoặc nếu ổ cứng máy tính của bạn gặp sự cố. Hầu hết các dịch vụ lưu trữ kinh doanh dựa trên đám mây cũng cho phép bạn theo dõi cách dữ liệu người truy cập tệp nếu thông tin được chia sẻ.
 
Cách lưu trữ và bảo mật tài liệu văn phòng an toàn 

3. Tạo chính sách nội bộ tốt hơn

Thực hiện các chính sách sẽ trở thành thông lệ tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Chia sẻ chính sách nội bộ của bạn với nhân viên của bạn để đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức rõ về những kỳ vọng.

Đừng để dữ liệu nhạy cảm trên máy in cho bất kỳ ai nhận. Nếu bạn in ra một máy in dùng chung, hãy lấy ngay tài liệu của bạn. Nếu bạn quét và gửi email các tài liệu nhạy cảm, hãy nói chuyện với chuyên gia CNTT của bạn để đảm bảo dữ liệu được mã hóa và máy in sẽ xóa các tệp lưu trữ một cách thường xuyên.

Sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn về những tập tin bạn cần giữ lại và tạo chính sách cho thời gian bạn nên giữ tài liệu.

Cắt nhỏ các tài liệu không cần thiết, như hồ sơ nhân viên từ mười năm trước, có thể chứa số an sinh xã hội của họ. Nếu bạn cần giữ lại một bản sao, vì một số lý do, hãy lưu tài liệu vào tệp được bảo vệ bằng mật khẩu trong bộ lưu trữ dựa trên đám mây của bạn.

Đầu tư vào một máy hủy tài liệu tốt. Hãy chắc chắn rằng các tài liệu giấy quan trọng không được ném vào thùng tái chế mà thay vào đó được băm nhỏ. Sử dụng cắt xén chéo thay vì cắt dải để ngăn khả năng các tài liệu được đặt lại với nhau.

Nếu một nhân viên rời đi, hãy thu hồi quyền truy cập của họ vào mạng của bạn ngay lập tức để ngăn việc tải xuống các tài liệu kinh doanh nhạy cảm.

Trên đây là một số gợi ý giúp bạn bảo mật các tài liệu quan trọng, đối với những tài liệu giấy tờ không quan trọng bạn có thể lưu trữ trong tủ hồ sơ văn phòng. Đặt biệt với những ưu điểm của tủ hồ sơ 2 buồng, bạn sẽ cảm nhận được sự thay đổi rõ ràng diện mạo của không gian theo hướng tích cực nhất.
Công trình Hòa Phát

Tin liên quan

Hotline tphcm - hn
0